ความหมายของบัญชีแยกประเภท

สมุดบัญชีแยกประเภท (Ledger)

สมุดบัญชีแยกประเภทเป็นสมุดบัญชีขั้นปลายที่ใช้บันทึกรายการค้าต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นโดยจำแนกออกให้เป็นหมวดหมู่ เพื่อสะดวกในการที่จะนำข้อมูลไปใช้ในการสรุปผลการดำเนินงานและฐานะทางการเงินของกิจการ ซึ่งสมุดบัญชีแยกประเภทสามารถแบ่งออกได้เป็น 2 ชนิด คือ
1. สมุดบัญชีแยกประเภททั่วไป (General Ledger) เป็นสมุดบัญชีแยกประเภทหลักที่กิจการจะต้องจัดทำ โดยสมุดบัญชีแยกประเภททั่วไปนี้จะประกอบไปด้วยบัญชีต่าง ๆ เป็นจำนวนมาก เช่น บัญชีเงินสด บัญชีลูกหนี้ บัญชีเจ้าหนี้ บัญชีรายได้ บัญชีค่าใช้จ่าย เป็นต้น
2. สมุดบัญชีแยกประเภทย่อย (Subsidiary Ledger) เป็นสมุดบัญชีแยกประเภทย่อยที่กิจการจะจัดทำหรือไม่ก็ได้ แต่ถ้าจัดทำก็จะช่วยให้ทราบข้อมูลได้ละเอียดมากขึ้น ซึ่งสมุดบัญชีแยกประเภทย่อยจะประกอบด้วย
- สมุดบัญชีแยกประเภทลูกหนี้ (Accounts Receivable Ledger)เป็นสมุดบัญชีแยกประเภทย่อยของลูกหนี้ โดยแยกลูกหนี้ของกิจการออกเป็นรายตัว ว่าแต่ละรายมีรายละเอียดอย่างไร จำนวนเงินเท่าไร เช่นลูกหนี้-นาย ก ลูกหนี้-นางสาว ข เป็นต้น ซึ่งต่างกับสมุดบัญชีแยกประเภททั่วไป ในสมุดบัญชีแยกประเภททั่วไปจะมีแต่บัญชีลูกหนี้รวมเท่านั้น ไม่มีบัญชีลูกหนี้รายตัว
- สมุดบัญชีแยกประเภทเจ้าหนี้ (Accounts Payable Ledger) เป็นสมุดบัญชีแยกประเภทย่อยของเจ้าหนี้ โดยแยกเจ้าหนี้ของกิจการออกเป็นรายตัว ว่าแต่ละรายมีรายละเอียดอย่างไร จำนวนเงินเท่าไร เช่นเจ้าหนี้-นาย เอ เจ้าหนี้-นางสาว บี เป็นต้น ซึ่งต่างกับสมุดบัญชีแยกประเภททั่วไป ในสมุดบัญชีแยกประเภททั่วไปจะมีแต่บัญชีเจ้าหนี้รวมเท่านั้น ไม่มีบัญชีเจ้าหนี้รายตัว เช่นเดียวกันกับบัญชีแยกประเภทลูกหนี้

การบันทึกรายการค้าในบัญชีแยกประเภท
1. เปิดบัญชีแยกประเภททั่วไปและให้นำชื่อบัญชีที่เดบิตสมุดรายวันทั่วไปมาตั้งเป็นชื่อของบัญชีแยกประเภทและบันทึกไว้ทางด้านเดบิต โดยเขียน พ.ศ. เดือน วันที่ ตามที่ปรากฏในสมุดรายวันทั่วไป เขียนชื่อบัญชีที่เครดิตลงในช่องรายการและเขียนจำนวนเงินตามที่ปรากฏในสมุดรายวันทั่วไปลงในช่องจำนวนเงินที่เดบิต
2. การผ่านรายการด้านเครดิตให้ปฏิบัติเช่นเดียวกันกับด้านเดบิตแต่เปลี่ยนมาบันทึกทางด้านเครดิตของบัญชีแยกประเภททั่วไป
3. ในช่องรายการให้เขียนคำอธิบาย
3.1 ถ้าเป็นรายการเปิดบัญชีหรือการลงทุนครั้งแรก เช่น กิจการนำสินทรัพย์หลายอย่างมาลงทุน และเจ้าหนี้ ให้เขียนในช่องรายการว่า “สมุดรายวันทั่วไป” แต่ถ้าเป็นการนำเงินสดมาลงทุนอย่างเดียวให้เขียนในช่องรายการเป็นชื่อบัญชีแยกประเภทตรงกันข้าม
3.2 ถ้าเป็นรายการเปิดบัญชีโดยเริ่มรอบระยะเวลาบัญชีใหม่ ในช่องรายการให้เขียนคำว่า “ยอดยกมา” ซึ่งหมายความว่าเป็นยอดคงเหลือยกมาจากรอบระยะเวลาบัญชีก่อน
3.3 ถ้ารายการระหว่างเดือน ในช่องรายการให้เขียนชื่อบัญชีแยกประเภทตรงข้ามกัน
การบันทึกบัญชีในสมุดรายวันทั่วไปทางด้านเดบิตและเครดิต ถ้ามีการบันทึกบัญชีมากกว่า 1 บัญชีแล้ว รายการค้าลักษณะนี้เรียกว่า “รายการรวม” (Compound Entries)
การผ่านรายการจากสมุดรายวันทั่วไปไปบัญชีแยกประเภททั่วไปนั้น ในสมุดรายวันทั่วไปจะต้องใส่เลขบัญชีตามประเภทบัญชีนั้น ๆ ที่ได้บันทึกไว้ในสมุดรายวันทั่วไปในช่อง “เลขที่บัญชี” และในช่อง “หน้าบัญชี” ของบัญชีแยกประเภท จะใส่หน้าบัญชีของสมุดรายวันทั่วไปที่ผ่านรายการมา ซึ่งเรียกว่า “การอ้างอิงการผ่านรายการ (Posting Reference)”

การบันทึกรายการค้าในบัญชีแยกประเภท
1. เปิดบัญชีแยกประเภททั่วไปและให้นำชื่อบัญชีที่เดบิตสมุดรายวันทั่วไปมาตั้งเป็นชื่อของบัญชีแยกประเภทและบันทึกไว้ทางด้านเดบิต โดยเขียน พ.ศ. เดือน วันที่ ตามที่ปรากฏในสมุดรายวันทั่วไป เขียนชื่อบัญชีที่เครดิตลงในช่องรายการและเขียนจำนวนเงินตามที่ปรากฏในสมุดรายวันทั่วไปลงในช่องจำนวนเงินที่เดบิต
2. การผ่านรายการด้านเครดิตให้ปฏิบัติเช่นเดียวกันกับด้านเดบิตแต่เปลี่ยนมาบันทึกทางด้านเครดิตของบัญชีแยกประเภททั่วไป
3. ในช่องรายการให้เขียนคำอธิบาย
3.1 ถ้าเป็นรายการเปิดบัญชีหรือการลงทุนครั้งแรก เช่น กิจการนำสินทรัพย์หลายอย่างมาลงทุน และเจ้าหนี้ ให้เขียนในช่องรายการว่า “สมุดรายวันทั่วไป” แต่ถ้าเป็นการนำเงินสดมาลงทุนอย่างเดียวให้เขียนในช่องรายการเป็นชื่อบัญชีแยกประเภทตรงกันข้าม
3.2 ถ้าเป็นรายการเปิดบัญชีโดยเริ่มรอบระยะเวลาบัญชีใหม่ ในช่องรายการให้เขียนคำว่า “ยอดยกมา” ซึ่งหมายความว่าเป็นยอดคงเหลือยกมาจากรอบระยะเวลาบัญชีก่อน
3.3 ถ้ารายการระหว่างเดือน ในช่องรายการให้เขียนชื่อบัญชีแยกประเภทตรงข้ามกัน
การบันทึกบัญชีในสมุดรายวันทั่วไปทางด้านเดบิตและเครดิต ถ้ามีการบันทึกบัญชีมากกว่า 1 บัญชีแล้ว รายการค้าลักษณะนี้เรียกว่า “รายการรวม” (Compound Entries)
การผ่านรายการจากสมุดรายวันทั่วไปไปบัญชีแยกประเภททั่วไปนั้น ในสมุดรายวันทั่วไปจะต้องใส่เลขบัญชีตามประเภทบัญชีนั้น ๆ ที่ได้บันทึกไว้ในสมุดรายวันทั่วไปในช่อง “เลขที่บัญชี” และในช่อง “หน้าบัญชี” ของบัญชีแยกประเภท จะใส่หน้าบัญชีของสมุดรายวันทั่วไปที่ผ่านรายการมา ซึ่งเรียกว่า “การอ้างอิงการผ่านรายการ (Posting Reference)”